Articulo

Las herramientas y tácticas de RRPP son muy poderosas que hayan sido en una situación determinada, no necesariamente tienen que funcionar para todas las organizaciones ante cualquier circunstancia. Existen mucha de ellas, a continuación las voy a detallar y explicar en forma clara y breve, para que sirve cada una.

Seguimiento de medios: El labor de seguimiento tiene que ser realizada por documentalistas especializados que puedan sistematizar el trabajo y sean capaces de generar valor a la información. Entre la cuales están: panorama de medios, seguimiento de prensa y escrita, seguimiento de radio y Tv, seguimiento de medios regionales.

Base de datos: Tiene que plantearse como la base de trabajo en la que se apoyara el resto de las actividades de relaciones públicas. Se podrá tener la mejor estrategia, tácticas excelentes y buenas herramientas; pero si la base de datos fue mal concebida y creada erróneamente, la información nunca llegara a sus destinarios y será como si nada se hubiera hecho. Entre las cuales están: De medios, De autoridades, De asociaciones, De clientes actuales y potenciales, De líderes de opinión.

Mensajes Claves: Son enunciados que tienen la intención de comunicar solo un tema, un mensaje clave efectivo no puede dejar lugar a interpretaciones, ni tiene que ser tan resumido, ni tan extenso que pueda confundir al público.

Nota de Prensa: Es la herramienta básica del trabajo de relaciones públicas en el aspecto de relaciones con los medios. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre un tema, que se distribuye entre los periodistas para que estos se encarguen de difundirla, si la consideran noticiosa y relevante, a través de los medios de comunicación. Es uno de los documentos clave de las relaciones públicas y su dominio es básico para desarrollar correcta y eficazmente las labores de RRPP. Las características son: obedecer un hecho noticiable, vida útil breve y concreta, claridad y concisión en los mensajes, lenguaje accesible, fuentes fiables y datos contrastables. Los elementos: Titular, Lugar y fecha de edición, cuerpo del comunicado, información básica de la organización que promueve la información, datos de contacto.

Dossier de Prensa: El contenido de este documento obedece a una finalidad, en la elaboración se debe tener como criterio un eje fundamental: riqueza en los contenidos. No solo tiene que estar bien escrito; sino que también debe organizar sus contenidos para facilitar su lectura. Esto se puede resolver incorporando un índice y numerando las hojas sobre todo cuando se trate de documentos algo extensos. El contenido puede variar tanto que no es posible sino establecer unas recomendaciones básicas para aquellos profesionales que quieran enriquecer la campaña de relaciones públicas con esta herramienta fundamental.

Documentos de prensa: El uso de estos documentos implica un mayor compromiso y si se quiere, un mayor riesgo para la reputación de la organización, ya que establece de forma clara y contundente una opinión oficial. Entre ellas están: declaración, artículo firmado, editorial, estudio de casos.

Fotografías, videos y Radiocomunicaciones: Mas allá de la clásica imagen corporativa, o de un video comunicado en el que se montan imagen de archivo, lo apropiado es hacer una producción especifica tanto de fotografías como de video, en el marco estratégico de RRPP.

Medios Impresos: Pueden ser una herramienta para los mensajes de RRPP; ya que cumplen una función específica y tienen alcance determinado que puede graduarse en función a las necesidades y posibilidades de organización. Entre ellos están: memoria anual, revistas, folletos y boletines.

Relaciones con medios: Es importante mantener las buenas relaciones con diferentes audiencias, son fundamentales los contactos con clientes, autoridades y lideres sociales; sin embargo sin el concurso de los medios el poder para difundir sus mensajes entre un público masivo disminuye drásticamente. Existen estrategias y tácticas que se utilizan para establecer elaciones productivas y profesionales con los informadores, como: personalizar la información, ser franco y servicial, no reñir a periodistas, preguntar a los periodistas sobre sus necesidades.

Ideas principales

La nota o comunicado de prensa es la herramienta básica del trabajo de RRPP en el aspecto de relaciones con los medios. Es un escrito que reúne la información fundamental sobre un tema, que se distribuye entre los periodistas para que estos se encarguen de difundirla, si la consideran noticiosa y relevante, a través de los medios de comunicación.

Existen otros documentos que pueden evitarse a los periodistas o bien utilizarse como instrumentos para establecer la posición y la opinión de la organización sobre un tema; esta a su vez acompañado de una clásica imagen o un video comunicado en el que se monten imágenes de archivo.

Las organizaciones necesitan tener una buena relaciones con diferentes audiencias; son fundamentales los contactos con clientes, autoridades y líderes sociales; sin embargo sin el concurso de los medios el poder para difundir sus mensajes entre un público masivo disminuye drásticamente.